Nid oedd llyfrgelloedd Cyngor Sir Powys yn gallu parhau gyda’r cyfleuster archebu llyfrau trwy Gatalog y Llyfrgell yn ystod y pandemig.  A different system was urgently needed to allow customers to request ‘book collections’ to be picked up from selected libraries or delivered to their door, the council came up with the Library Order and Collect Service. Roedd angen system wahanol ar unwaith i alluogi cwsmeriaid i wneud cais i ‘gasglu llyfrau’ o lyfrgelloedd penodol neu eu cludo at eu drws, mae’r cyngor wedi dod i fyny gyda’r system Gwasanaeth Archebu a Chasglu Llyfrgell.

The council worked with the Library Service to develop a customer centred process which involves a customer facing web form triggering automatic workflow and emails to appropriate library locations. Mae’r cyngor wedi gweithio gyda’r Gwasanaeth Llyfrgelloedd i ddatblygu proses sy’n canolbwyntio ar y cwsmer ac sy’n cynnwys ffurflen sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r cwsmeriaid gan sbarduno llif gwaith ac e-byst yn awtomatig i’r llyfrgelloedd priodol. Mae’r cyngor hefyd wedi datblygu rhyngwyneb gweinyddol lle gall staff Llyfrgelloedd weld y ceisiadau a dewis dyddiad pan fydd y llyfrau ar gael i’w casglu. Mae’r weithred yn sbarduno’r system i anfon neges e-bost at y cwsmer yn awtomatig i’w hysbysu nhw. Yna ma staff y llyfrgell yn dod â chasgliad o lyfrau ynghyd sy’n ateb gofynion y cwsmeriaid ac yn eu gadael yn barod i’w casglu ar y dyddiad a gynghorwyd.  

Mae yna hefyd fersiwn ‘gwasanaeth a gynorthwyir’ o’r uchod wedi’i ddatblygu i gwsmeriaid a fyddai’n well ganddynt gyfathrebu dros y ffôn. Mae’n defnyddio’r un broses o ddefnyddio ffurflenni fel y fersiwn hunan-wasanaeth ond gyda’r holl gyfathrebu yn cael ei wneud dros y ffôn.  

The Web Team at Powys County Council developed a web-based system in response to assessing whether eligible people were in need of regular food parcel deliveries, monitoring the wellbeing of vulnerable residents on a weekly or fortnightly basis and responding to needs for support from Powys Social Care or Community Connectors volunteers.

Mae Tîm y We Cyngor Sir Powys wedi datblygu system ar y we sy’n ymateb i’r broses o asesu os oes angen parseli bwyd yn rheolaidd ar bobl cymwys, monitro lles preswylwyr diamddiffyn yn wythnosol neu bob pythefnos ac ymateb i’r angen am gefnogaeth gan Ofal Cymdeithasol Powys neu wirfoddolwyr Cysylltwr Cymunedol.  

The system used ‘shielding people’ data and other internal ‘vulnerable individual’ data, which the council stored in a database.

Mae’r system yn defnyddio data ‘pobl yn gwarchod’ a data ‘unigolion diamddiffyn’ mewnol sydd mewn cronfa ddata gan y cyngor.

Trwy glicio ar enw o’r rhestr mae ffurflen ar y we yn agor i bobl sy’n delio gyda chwsmeriaid ar y ffôn i gofnodi eu hatebion i gwestiynau sydd ar sgript a gytunwyd arni. Mae’r cyngor wedi datblygu sbardunau awtomatig i anfon e-byst at Ofal Cymdeithasol i Oedolion neu Gysylltwyr Cymunedol neu lunio cais am barsel bwyd (os yn gymwys) yn seiliedig ar atebion y cwsmer i’r cwestiynau a natur y cymorth sydd ei angen.  

Rhwng 3 Ebrill a 14 Awst, mae cyfanswm o 23,791 o alwadau wedi’u gwneud gan staff Cyngor Sir Powys gan arwain at:  

• 649 o barseli bwyd Llywodraeth Cymru wedi’u harchebu 

• 438 o geisiadau i gynghorydd sir leol gysylltu’n ôl â’r preswylydd  

• 459 o ymholiadau am help gydag anghenion gofal sylfaenol wedi’u pasio ymlaen i ASSIST 

• 1,654 o atgyfeiriadau i Wasanaeth Cysylltwyr Cymunedol Cymdeithas Mudiadau Gwirfoddol Powys (o’r rhain roedd 1,076 eisiau cymorth gyda bwyd, 373 eisiau cymorth gyda’u presgripsiynau a 205 yn dymuno siarad gyda gwirfoddolwr) 

• 150 o atgyfeiriadau yn ymwneud â diogelu.